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Paperless 1 Herramienta para escanear documentos y gestionarlos

Paperless 1

Introdución

Definición del proyecto


Hoy en día el uso de papel se ha convertido en un problema, tanto por su coste ambiental, como por la necesidad de almacenamiento físico, como por el problema de acceso a la información que contienen los documentos almacenados.

Dejando a un lado los problemas ambientales (no hay excusa para ello en el siglo XXI), ocupa espacio, acumula polvo, no admite ninguna forma de función de búsqueda, la indexación es tediosa, es pesada y propensa a daños y pérdidas.

Por ello, este proyecto, implementará la instalación de Paperless, que es una aplicación de Django, que se ejecuta en dos partes:

  • un consumidor (lo que hace la indexación)
  • y el servidor web (la parte que le permite buscar y descargar documentos ya indexados).

Necesitaremos:

  • Un servidor LAMP para los formularios web.
  • un proxi inverso Enginx
  • un cortafuegos Pfsense
  • un DNS
  • un servidor para Paperless.

Todo ello implementado en la DMZ que tenemos implantada en un CPD remoto.

Objetivo

El objetivo de este proyecto es la gestión eficiente de documentos introducidos mediante su escaneo y mediante plantillas de formularios web, para facilitar su almacenaje y el acceso a la información contenida en ellos.

Por otra parte, garantizar la seguridad de los datos obtenidos, almacenándolos en un servidor de base de datos, además de conservar los originales en otro servidor FTP.

Viabilidad

La tendencia actual a eliminar el papel de nuestros archivos, favorece la implantación de una plataforma como la que se describe a continuación.

La misión será la instalación de Paperless para la obtención de los objetivos planteados.

La visión del proyecto es alcanzar un futuro más sostenible haciendo uso de menos papel, evitando la tala de árboles y la contaminación de las industrias papeleras.

Pronto estas plataformas se convertirán en una necesidad para las empresas, dado el creciente manejo de datos en todas las empresas, así como la accesibilidad a estos para su análisis.

Implementación

Vamos a desarrollar este proyecto sobre la infraestructura creada en el dominio pegaso.startupfp.es.

NOTA: El dominio sobre el que vamos a trabajar ya no existe. Por tanto el acceso a esta estructura, creada realmente, ya no es posible.

Utilizaremos algunos contenedores ya creados, modificando su configuración para el correcto funcionamiento de la implementación.

En posteriores Posts se explicará como se han modificado estas configuraciones en cada contenedor para cada servidor.


Para comenzar esta implementación necesitamos un servidor FTP, que nos permitirá utilizarlo para subir los ficheros, mediante escaneo, formulario web o con un gestor de ficheros como filezilla y que apuntarán a un contenedor con el software Paperless instalado, que posteriormente tratarán estos ficheros para su conversión de pdf a caracteres, añadiendo etiquetas, fechas o cualquier otro filtro.

Si tienes algún comentario que hacer, al pie del post, tienes un formulario para hacerlo.

Y si quieres contactar conmigo por cualquier otro asunto relacionado con el sitio, en la página de contacto, tienes otro formulario.

Esta entrada tiene 2 comentarios

  1. Diana

    Una herramienta muy útil

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